Découvrez comment obtenir une adresse postale physique (adresse postale ou boîte postale) pour votre entreprise à une fraction du coût de la location d'un bureau réel en utilisant un bureau virtuel.
Article de Lizzie DaveyMise à jour : 2 janvier 2020Balises : petite entreprise
Adresse postale professionnelle du bureau virtuel
Vous avez donc votre propre entreprise, mais vous avez rencontré un obstacle : vous avez besoin d'une adresse postale professionnelle . Le problème est que vous n'avez pas de bureau physique… Vous travaillez peut-être à domicile ou vous avez une entreprise en ligne. Par conséquent, vous n'avez pas d'adresse postale physique que vous pouvez donner à vos clients - à moins bien sûr que vous ne donniez votre adresse personnelle (qui n'est pas professionnelle ou recommandée).
Le fait est que beaucoup de documents officiels auront besoin d'une adresse professionnelle. Et, si vous voulez apparaître comme professionnel auprès de vos clients, c'est une bonne idée d'avoir un lieu de « résidence » à consonance officielle. Alors, quelle est la solution ?
Options pour obtenir une adresse postale professionnelle
Plusieurs options s'offrent à vous selon vos besoins :
Boîte aux lettres privée : Il s'agit de l'option la moins chère où vous pouvez vous inscrire pour obtenir une boîte aux lettres privée de votre bureau de poste local . Malheureusement, votre adresse comportera un numéro de "boîte postale". De plus, vous ne pouvez pas recevoir de colis d'autres transporteurs (UPS, FedEx, etc.), ce qui pourrait être un énorme revers. Cependant, le coût est minime (généralement moins de 10 $/mois pour la plupart des emplacements) et dépend principalement de la taille de la boîte aux lettres physique et de la durée pendant laquelle vous en avez besoin. C'est certainement votre option la moins chère. Vous pouvez également obtenir une boîte aux lettres privée d'autres endroits, tels que UPS et Pakmail , qui coûtent un peu plus cher, mais qui n'ont pas de numéro de boîte postale sur l'adresse et peuvent généralement recevoir des colis de tous les transporteurs.
Salle de courrier virtuelle : Il s'agit d'une autre option où vous pouvez vous inscrire à un service qui vous fournit une adresse postale professionnelle dans la ville de votre choix. Ils numériseront et téléchargeront des images de votre courrier sur un site Web sécurisé où vous pourrez le voir. Vous pouvez consulter votre courrier en ligne et leur faire savoir s'ils doivent le déchiqueter, vous le transmettre, déposer des chèques ou effectuer toute autre tâche nécessaire. Une salle de courrier virtuelle coûte un peu plus cher qu'une boîte aux lettres privée, mais offre évidemment une adresse plus prestigieuse et un service pratique pour votre entreprise. Earth Class Mail est un fournisseur de services de salle de courrier virtuel bien établi et propose des forfaits à partir de 69 $ par mois.
Bureau virtuel : Il s'agit de l'option la plus chère et offre toutes les fonctionnalités qu'offre une salle de courrier virtuelle ainsi que des services supplémentaires tels que la location d'espace de bureau physique ou de salle de conférence et des réceptionnistes virtuels. Cela signifie non seulement avoir une adresse postale prestigieuse, mais aussi la possibilité de rencontrer des clients et de tenir des réunions dans un véritable espace de bureau dans un emplacement privilégié. Avec cette option, vous obtenez une image plus traditionnelle et professionnelle qui impressionnera vos clients. Un bureau virtuel est notre choix recommandé car il fait tout ce dont vous avez besoin pour un vrai bureau, mais sans les frais généraux et la maintenance élevés. Davinci est un bureau virtuel populaire et compte de nombreux emplacements à partir d'environ 60 $ par mois.
CONSEIL RAPIDE : Essayez de choisir une adresse postale professionnelle située au centre d'une grande ville près de chez vous.
Pourquoi choisir un bureau virtuel ?
Dans cet article, nous allons vous recommander d'emprunter la voie du bureau virtuel pour votre entreprise. Des millions d'entrepreneurs et de propriétaires de petites entreprises utilisent un bureau virtuel pour :
Avoir une adresse postale professionnelle de premier ordre
Établissez une présence dans un lieu spécifique (par exemple, si vous ciblez un certain marché, vous voudrez peut-être y implanter virtuellement votre entreprise)
Accédez aux services et aux installations d'un vrai bureau d'affaires
Établir des limites entre leur vie professionnelle et leur vie familiale
La mise en place d'un bureau virtuel signifie que vous obtiendrez votre propre adresse postale dédiée à utiliser pour tout ce qui concerne votre entreprise - des cartes de visite et des signatures électroniques à votre site Web, en passant par les factures et les documents officiels. Avoir un bureau virtuel peut apporter un certain nombre d'avantages :
Économisez sur les coûts
Les bureaux virtuels sont idéaux pour les entreprises qui ont besoin d'une adresse postale physique et d'un espace de bureau, mais qui n'en ont pas. C'est beaucoup moins cher que le coût de la location ou de l'achat d'un bureau physique. En fait, les bureaux virtuels sont si rentables qu'ils devraient rapporter 700 milliards de dollars d'économies à l'économie américaine .
Pensez-y de cette façon : si vous avez un bureau physique, vous avez un certain nombre de dépenses régulières que vous devez mettre de côté. Des choses comme:
Les factures de loyer et de services publics, qui peuvent représenter un montant considérable
Fournitures de bureau et tout bien approvisionné
Nettoyage et entretien des locaux
Avec un bureau virtuel, vous n'avez pas à vous soucier de ces choses. Le loyer est loin d'être aussi élevé qu'un bureau physique, car vous n'occupez aucun espace physique, et il n'y a absolument aucun coût de nettoyage car, eh bien, il n'y a rien à nettoyer.
Vous devrez toujours payer les fournitures de bureau, mais vous n'aurez pas à fournir de bureaux, de chaises et d'autres équipements de bureau standard aux employés et aux sous-traitants.
Un moyen sûr de masquer votre adresse personnelle
Un bureau virtuel vous évite d'avoir à divulguer votre adresse personnelle à vos clients. Même si vous n'avez pas besoin de courrier ou de colis livrés, votre entreprise aura toujours besoin d'une adresse.
Par exemple, si vous envisagez de mener des campagnes de marketing par e-mail en tant qu'entreprise (ce que vous devriez faire), vous aurez besoin d'une adresse réelle à donner à votre système CRM .
Selon la loi, vous ne pouvez pas envoyer d'e-mails sans fournir une adresse professionnelle légitime. Avec un bureau virtuel, vous avez une adresse sécurisée à mettre sur vos campagnes de marketing par e-mail et cela signifie que vous n'avez pas à renoncer à votre vie privée en mettant votre adresse personnelle en public.
Confiance et crédibilité
Il y a des centaines de nouvelles entreprises qui apparaissent chaque jour et toutes ne sont pas légitimes.
En fait, les consommateurs se méfient de plus en plus des entreprises peu fiables à mesure qu'elles deviennent des participants plus actifs dans le processus de commercialisation. Ils ne font plus confiance à personne qui essaie de leur vendre quelque chose, et recherchent plutôt des entreprises authentiques auxquelles ils peuvent s'identifier, qu'ils connaissent et en qui ils ont confiance.
Avec une adresse professionnelle via un bureau virtuel, vous montrez aux consommateurs que vous êtes la vraie affaire, renforcez votre crédibilité et, par conséquent, le facteur de confiance.
Prenez un moment pour y penser de l'autre point de vue. Êtes-vous plus susceptible d'acheter auprès d'une entreprise qui :
A un espace en ligne, mais pas d'adresse ou de numéro de téléphone à trouver
Dispose d'un espace en ligne et d'une adresse et d'un numéro de téléphone d'aspect professionnel
Cette dernière option est plus attrayante, non ?
Et il y a une raison à cela.
Je parlais l'autre jour à une amie qui cherchait un réparateur pour réparer la porte de son jardin. Elle a parcouru des centaines de sites Web en essayant de trouver la bonne personne, mais a été découragée par de nombreuses options car elles n'avaient qu'un numéro de téléphone portable et aucune adresse.
La personne qu'elle a finalement choisie ? Eh bien, ils avaient un numéro de téléphone fixe et une adresse légitime, donc elle se sentait en sécurité en sachant que, si quelque chose tournait mal, elle pourrait suivre sans aucun problème.
Impression professionnelle
Associant confiance et crédibilité, le fait d'avoir une adresse de bureau virtuelle donne à votre entreprise cette image professionnelle essentielle.
Comme le scénario que j'ai partagé ci-dessus, les gens aiment créer des situations concrètes dans leur tête qui les protègent. Lorsque vous affichez une adresse légitime pour que le monde puisse la voir, vous dites essentiellement que vous pouvez faire confiance parce que vous avez investi du temps, des efforts et de l'argent pour vous procurer un bureau et un espace de travail.
Choisissez votre emplacement
Avec de nombreux fournisseurs de bureaux virtuels (nous en parlerons plus en détail dans un instant), vous pouvez définir votre adresse à l'emplacement de votre choix. Cela signifie que, si vous ciblez un groupe démographique spécifique dans un emplacement spécifique, vous pouvez y placer votre entreprise avec eux (enfin, virtuellement, au moins).
Considérez ceci : si vous recherchez une entreprise pour effectuer des services de conception Web pour vous, êtes-vous plus susceptible de choisir une entreprise située près de chez vous ou à l'autre bout du monde ?
CONSEIL RAPIDE : Choisissez un bureau virtuel facilement accessible afin de pouvoir récupérer facilement tout courrier qui y est livré.
En tant qu'êtres humains, nous aspirons à établir des liens avec d'autres personnes, et un moyen simple de créer ce lien consiste simplement à être dans le même voisinage. Nous nous sentons instantanément connectés aux personnes et aux entreprises dont nous sommes plus proches, car nous pouvons plus facilement nous identifier à eux et nous nous sentons plus similaires à eux que les entreprises et les personnes qui sont plus éloignées.
Rejoignez la Révolution
Une enquête de la communauté américaine a révélé que 3 % de la main-d'œuvre américaine (qui comptait environ 3,2 millions de travailleurs à l'époque) travaillait à partir d'un bureau virtuel. Et cela devrait augmenter.
Des milliers d'entreprises sont en train de réaménager leur espace de bureau pour accueillir une main-d'œuvre qui est loin de son bureau la plupart du temps. À l'ère de la connexion numérique, avoir un bureau virtuel signifie que vous pouvez employer des talents du monde entier et suivre la tendance actuelle du travail à distance.
Lorsque vous n'avez pas de bureau physique à prendre en compte, vous êtes libre d'employer des personnes possédant les meilleures compétences de n'importe où dans le monde car elles n'ont évidemment pas besoin d'être à une distance de trajet.
Cela étant dit, de nombreux bureaux virtuels ont désigné des espaces de coworking ou des espaces de bureau partagés où, si vous en avez besoin, vous pouvez réunir des employés et des clients dans une situation de bureau domiciliation entreprise gratuite.
Comment configurer une adresse postale virtuelle
Maintenant que vous savez ce qu'est un bureau virtuel et pourquoi il est avantageux d'en avoir un, explorons le processus pour savoir comment en créer un.
Il y a 5 étapes pour obtenir une configuration d'adresse postale virtuelle pour votre entreprise :
Étape 1 : Trouver une solution de bureau virtuel
Étape 2 : Choisissez un emplacement physique pour votre adresse postale
Étape 3 : Choisissez et personnalisez les services dont vous avez besoin
Étape 4 : Achetez le service
Étape 5 : Remplissez votre formulaire postal américain 1583
Nous allons les couvrir plus en détail :
Étape 1. Trouver une solution de bureau virtuel
La première étape consiste à trouver une solution de bureau virtuel. Cela vaut la peine d'avoir un magasin pour voir lesquels correspondent à votre budget et lesquels offrent les services dont vous avez besoin - certains peuvent être accompagnés d'un numéro de téléphone, par exemple, d'autres non. Assurez-vous également de consulter notre guide sur la façon d'obtenir un numéro de téléphone professionnel virtuel .
D'autres choses que vous pourriez vouloir surveiller sont :
Services supplémentaires de réponse téléphonique
Réceptionnistes virtuels en direct
La possibilité d'accéder aux salles de réunion pour les réunions avec les clients
Bureaux et espaces de bureaux à louer au fur et à mesure si vous avez occasionnellement besoin d'un bureau physique
L'emplacement, qui devrait être un endroit où vous pouvez facilement récupérer ou expédier votre courrier
Comme indiqué ci-dessus, nous vous recommandons d'utiliser Davinci, qui offre également des fonctionnalités professionnelles clés telles que des réceptionnistes en direct, des salles de réunion et même des espaces de coworking.
Étape 2. Choisissez un emplacement
Ensuite, vous voulez choisir l'emplacement de votre bureau virtuel. Visitez Davinci, cliquez sur "Trouver un bureau" et recherchez un emplacement que vous désirez.
Choisissez un emplacement pour votre bureau virtuel
Avec Davinci, vous pouvez simplement taper votre ville ou village et cela vous ramènera une liste de résultats de bureaux virtuels dans cette zone. Supposons que nous voulions Chicago, IL. On pourrait même avoir une adresse commerciale dans la Willis Tower !
Choisissez une adresse de bureau
Étape 3. Choisissez les services dont vous avez besoin
Lorsque vous avez choisi votre emplacement, il est temps de personnaliser votre choix de services en fonction de vous et de votre entreprise.
De nombreux services feront partie du package avec votre bureau virtuel, mais pour de nombreuses options sur Davinci, vous pourrez ajouter des services supplémentaires à votre abonnement afin d'en tirer le meilleur parti.
Compléments de bureau virtuel
Par exemple, ce bureau virtuel à Chicago vous permet d'ajouter des éléments tels que des laissez-passer pour l'espace de réunion, le transfert de courrier hebdomadaire et un espace de bureau physique pendant un certain temps chaque mois.
Vous pouvez toujours mettre à niveau votre abonnement ultérieurement pour ajouter des éléments dont vous avez besoin en cours de route, en particulier au fur et à mesure que votre entreprise se développe.
Étape 4. Vérifiez votre abonnement et achetez
Une fois que vous avez ajouté les services dont vous avez besoin, cliquez simplement pour confirmer votre commande et effectuer votre achat. Davinci, comme avec la plupart des autres solutions de bureau virtuel, facture des frais d'installation uniques que vous paierez immédiatement lors de la configuration de votre espace de bureau virtuel.
Étape 5. Obtenez votre formulaire postal américain 1583
Les adresses postales des bureaux virtuels nécessitent un formulaire postal américain 1583 qui autorise les agents de réception de courrier commercial à recevoir du courrier en votre nom. Cela signifie que vous aurez besoin d'un notaire. Davinci fournit un notaire gratuit en ligne que vous pouvez facilement configurer et obtenir via Skype.
Profitez de votre bureau virtuel !
C'est ça! Il est très simple de mettre en place un bureau virtuel si vous savez exactement ce dont vous avez besoin et où vous voulez qu'il soit situé.
Conclusion
Un espace de bureau virtuel est la solution idéale pour les entreprises qui n'ont pas besoin d'un espace de bureau physique. Non seulement ils vous donnent une adresse et un numéro de téléphone d'aspect professionnel qui ajoutent de l'authenticité à votre entreprise, mais ils sont souvent accompagnés d'une gamme de fonctionnalités supplémentaires qui vous permettent de gérer votre entreprise facilement et avec succès sans avoir à payer trop cher pour un bureau. .
Au cours des prochaines années, attendez-vous à voir un boom dans le monde du travail virtuel, où de plus en plus de bureaux se déplacent en ligne afin de laisser plus de place au travail à distance et d'économiser sur les coûts.